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    廣東:關于印發廣東省工程建設項目招標投標電子交易檔案管理辦法的通知

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    各地級以上市發展改革、工業和信息化、住房城鄉建設、交通運輸(港口、軌道交通)、水利(水務)、農業農村、政務服務數據管理、能源、檔案主管部門,省及各地級以上市公共資源交易中心:

    為規范我省工程建設項目招標投標電子交易檔案管理,確保電子交易檔案的真實、完整、安全與有效利用,我們制定了《廣東省工程建設項目招標投標電子交易檔案管理辦法》,現印發給你們,請遵照執行。



    廣東省發展和改革委員會
    廣東省工業和信息化廳
    廣東省住房和城鄉建設廳
    廣東省交通運輸廳
    廣東省水利廳
    廣東省農業農村廳
    廣東省政務服務數據管理局
    廣東省能源局
    廣東省檔案局
    2023年8月24日

    廣東省工程建設項目招標投標電子交易檔案管理辦法


    第一章   總則


    第一條 為規范工程建設項目招標投標電子交易檔案管理,促進招標投標交易活動信息共享,確保電子交易檔案的真實、完整、安全與有效利用,依據《中華人民共和國招標投標法》及其實施條例、《中華人民共和國檔案法》《電子招標投標辦法》等有關規定,參照國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2016),結合我省實際,制定本辦法。

    第二條 本省行政區域內各級公共資源交易中心(招標投標電子交易系統運行機構)對工程建設項目招標投標電子交易活動中形成的電子文件進行歸檔與電子交易檔案管理,適用本辦法。

    第三條 按照本辦法規定進行管理的工程建設項目招標投標電子交易檔案主要用于有關行政監督部門信息資源共享、依法開展招標投標領域監管、行政執法、處理投訴舉報等。任何單位和個人不得將電子交易檔案違法用于其他商業目的。

    第四條 本辦法所稱招標投標電子交易檔案是指電子招標投標交易活動中形成的,具有憑證、查考和保存價值并應歸檔保存的一組有聯系的電子文件,包括電子文件及其元數據等相關過程信息的集合以及紙質文件掃描形成的符合信息技術安全要求和歸檔格式要求的數字副本。

    本辦法所稱電子文件是指電子招標投標交易活動中由計算機等電子設備及信息系統形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。

    元數據,是指描述電子文件和電子交易檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。它可以對電子文件及電子交易檔案進行詳細、全面、規范的描述,保證電子交易檔案能夠被準確理解和有效檢索,支持電子交易檔案的管理、利用和長期存取。

    第五條 招標投標電子交易檔案應規范、真實、完整、可靠地反映電子招標投標交易活動的全部過程和內容。電子交易檔案管理遵循招標投標交易活動和信息系統運行規律,按照統一標準、安全利用的原則,實行“一項一檔”管理。

    對涉及國家安全、國家秘密的電子文件的處理和保存應符合國家信息安全和涉密信息保護管理規定。

    第六條 各級公共資源交易中心(招標投標電子交易系統運行機構)是招標投標交易活動電子文件歸檔與電子交易檔案管理的責任主體,負責對交易服務過程中所產生和獲取的電子文件(含對紙質文件掃描形成的電子文件)進行歸檔與管理。 

    招標人及其委托的招標代理機構、公共資源交易公共服務系統、專家庫日常維護管理機構等招標投標交易活動各方主體,應按照在招標投標交易活動中的相應職責做好有關電子文件的整理、檢測、提交工作。

    有條件的地市,招標投標交易活動各方主體應當按照各自職責將屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子交易檔案,同步向同級國家綜合檔案館移交。

    第七條 招標投標電子交易檔案管理工作接受同級檔案主管部門的監督和指導。

    各級公共資源交易中心(招標投標電子交易系統運行機構)應當建立相應的招標投標電子交易檔案管理制度、技術和工作規范,依法設置工作人員職責權限,明確工作流程和工作要求,確保電子交易檔案規范管理、安全利用。

    第八條 招標投標電子交易檔案的管理與利用應當符合國家有關法律法規和政策規定,采取可靠技術保障電子交易檔案過程可溯、長期可用、風險可控。

    禁止任何單位和個人篡改、損毀、偽造電子交易檔案。

    第二章   文件格式與歸檔范圍


    第九條 歸檔的電子文件應當采用《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》所規定的通用格式存儲,符合電子交易檔案長期保存和信息共享的要求。如遇到數據有特殊要求而無法使用通用數據格式存儲的情況,應當提供可安裝于通用計算機系統便于數據讀取、查閱和利用的應用程序一同存檔,并在檔案記錄中進行說明。

    第十條 招標投標交易活動中形成的數據電文按照招標投標有關法律法規和國家相關規定需要電子簽名的,應當按照《中華人民共和國電子簽名法》和招標文件的要求進行電子簽名并保存。

    第十一條 招標投標交易活動中所形成的電子文件及其元數據資料或掃描形成的電子文件應當納入電子交易檔案歸檔范圍:

    (一)招標人及其委托的招標代理機構在招標投標交易活動中形成的電子文件:

    1.招標計劃、資格預審公告(如有)、招標公告或者投標邀請書;

    2.資格預審文件(如有)、招標文件及其澄清、補充和修改(如有);

    3.資格預審評審報告(如有)、評標報告;

    4.資格預審結果通知書(如有)、中標候選人公示、中標結果公告、中標通知書、定標文件(如有);

    5.暫停、終止招標公告(如有);

    6.合同。

    (二)投標人在招標投標交易活動中形成的電子文件:

    1.投標文件及其澄清和說明;

    2.資格預審申請文件(如有)。

    (三)各級公共資源交易中心(招標投標電子交易平臺運行機構)提供交易服務過程中產生的電子文件:

    1.資格預審專家抽取、簽到記錄資料(如有);

    2.評標專家抽取、簽到記錄資料;

    3.評標專家履職負面行為記錄資料(如有);

    4.開標記錄;

    5.招標投標交易活動過程中的音視頻記錄資料。

    (四)國家規定的其他文件。

    第十二條 凡是由招標投標電子交易系統形成、存儲以及由招標投標交易活動當事人已成功提交的電子文件,應通過交易系統自動獲取并歸檔。

    可以通過電子交易系統、公共資源交易公共服務系統、評標評審專家管理系統和行政監督系統等互聯共享獲取的電子文件,可由系統共享獲取并歸檔。

    不能通過電子交易系統自動獲取和共享獲取,但屬于電子交易檔案歸檔范圍的紙質文件資料,除按照招標投標有關法律法規和國家相關規定需要電子簽名的以外,其他文件資料可分別由相應主體負責將加蓋有主要負責人或者其授權的項目負責人簽名(簽章)的紙質文件資料整理、掃描形成電子文件,于中標通知書發出后的15個工作日內,提交至項目進場交易的招標投標電子交易平臺進行歸檔,并對掃描上傳的電子文件的真實性、完整性負責。

    招標人與中標主體簽訂的合同電子文件需自中標通知書發出之日起30個工作日內完成補充歸檔。

    第十三條 歸檔的電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2016)等檔案行業標準,對其基本技術環境進行檢測,檢測內容如下:

    (一)安全性檢驗。是否有病毒、是否含有非歸檔文件等。

    (二)真實性檢驗。電子文件的內容、邏輯結構和形成背景信息經過傳輸、遷移等處理后是否與形成時的原始狀況一致。

    (三)完整性檢驗。電子文件數量、內容信息、背景信息、結構信息等是否有缺損、過程信息是否完整。

    (四)可用性檢驗。電子文件是否具備可被正常訪問瀏覽、內容數據格式是否符合歸檔要求、是否包含影響其可用性的因素等。

    (五)技術方法與相關軟件說明資料檢驗,如技術方法與相關軟件說明資料等是否齊全。

    各級公共資源交易中心(電子招標投標交易系統運行服務機構)應對歸檔的電子文件進行檢測驗收,檢驗合格后形成《歸檔電子文件接收檢驗登記表》。對檢驗不合格的,應退回電子文件形成單位重新制作,并再次對其進行檢驗。

    第十四條 電子文件的歸檔工作應當在招標投標電子交易活動結束后30日內發起歸檔操作,按照電子文檔分類體系及形成時間、交易流程環節等進行整理組成文件存檔信息包。

    因網絡類型不同無法在線歸檔或不經業務系統形成的歸檔電子文件可選擇離線歸檔,即將電子文件及其元數據存儲到可脫機存儲的載體上,并通過電子交易系統提交。

    第十五條 電子交易檔案的存儲應通過磁盤、光盤、專用在線存儲設備或虛擬云存儲空間等載體進行保存管理。

    存儲設備(空間)應配置在具有必要安全措施的局域網或電子政務網;使用介質存儲的,推薦采用的載體,按優先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等,不允許用軟磁盤、U盤、存儲卡。

    為保證電子交易檔案的安全存儲,各級公共資源交易中心(招標投標電子交易系統運行機構)應結合實際存儲情況選擇離線、近線或在線方式進行備份,有條件的可采取異質異地備份。

    第十六條 音視頻類電子交易檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于2年,其他電子交易檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于15年。

    對已歸檔的電子交易檔案每年均應進行讀取,并對電子文件讀取有關的處理設備更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性;如不兼容,應進行電子交易檔案載體轉換工作。對電子交易檔案載體應定期進行抽樣機讀檢查,如發現問題應采取安全有效措施及時恢復,確保電子交易檔案的完整性和安全性。

    第十七條 屬于依法必須招標的工程建設項目的電子交易檔案,由負責歸檔的公共資源交易中心(招標投標電子交易系統運行機構)在歸檔工作完成后的15個工作日內依托省數字政府建設基礎設施與“廣東省招標投標在線監管平臺”實現數據互聯共享。

    第三章   檔案利用與銷毀


    第十八條 各級公共資源交易中心(招標投標電子交易系統運行機構)在檔案利用中涉及國家秘密、商業秘密、知識產權、個人信息的,應當遵守有關法律、行政法規的規定。采用在線提供利用時應遵守國家有關信息安全的相關規定,并通過有效技術手段防止利用過程中電子交易檔案被非法篡改,確保電子交易檔案在利用中的安全。

    第十九條 招標投標行政監督部門依法履行監督管理等職責過程中,依據法定權限有權查閱、復制電子交易活動有關電子文件、資料和數據,招標投標電子交易檔案存儲、保管單位應當予以配合,為依法利用檔案提供便利,并做好檔案使用情況登記。

    第二十條 各級公共資源交易中心(招標投標電子交易系統運行機構)按照本辦法管理的工程建設項目招標投標電子交易檔案超過保管期限需要進行銷毀處理的,應按以下要求進行:

    (一)電子交易檔案的銷毀需編制銷毀清冊,并報本單位主管領導批準。

    (二)在履行銷毀審批手續后,非保密電子文件可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子文件,應采取一定技術措施進行信息清除工作。涉密電子文件和電子交易檔案的信息清除和介質銷毀應當按照保密相關要求進行。

    第四章   附則


    第二十一條 法律法規或國務院行政監督管理部門對機關、企業事業單位和其他組織的檔案管理工作另有規定的,招標投標交易活動各方主體應從其規定。

    第二十二條 支持和鼓勵各級公共資源交易中心(招標投標電子交易系統運行機構),按照《電子檔案管理系統基本功能規定》等國家規定和技術規范,開發建設電子檔案管理系統,逐步實現招標投標電子交易檔案的邏輯歸檔管理。

    第二十三條 本辦法由廣東省發展和改革委員會負責解釋。

    第二十四條 本辦法自2023年10月16日起施行,有效期5年。

    附件:1.歸檔電子文件存儲格式

    2.電子文件接收檢驗登記表

      
    附件1
    歸檔電子文件存儲格式


    基本數據類型
    格式
    數據庫
    DBF
    文本
    DOC  DOCX  WPS  TXT  PDF  RTF  OFD
    圖形
    DXF
    圖像
    PNG  GIF  TIFF  JPEG  BMP  XBM
    圖紙
    DWG
    清單
    GBQ  COS
    音頻
    MP3  WAV  MIDI
    視頻
    RM  AVI  MPEG-2  MPEG-4
    網頁
    SGML  HTML  XML
    幻燈片
    PPT  PPTX  DPS
    表格
    XLS  XLSX  ET
    掃描件
    TIFF  JPEC


    注:包括但不限于以上格式,各檔案管理主體結合實際選擇符合國家或地方法律法規以及相關技術標準明確的數據規范和格式。

      
    附件2
    電子文件接收檢驗登記表
                                                         
    項目投資代碼:                               是否依法必須招標項目:□是   □ 否
    檢驗項目
    檢查情況
    移交單位
    接收單位         
    電子文件名稱


    安全性檢驗
    病毒檢測
    □合格   □不合格
       □合格   □不合格
    真實性檢驗
    電子文件的內容與原始狀況一致性
    □一致   □不一致
       □一致   □不一致  
    結構和背景信息與原始狀況一致性
    □一致   □不一致
       □一致   □不一致
    完整性檢驗
    電子文件內容信息
    □完整   □不完整
    □完整   □不完整
    電子文件背景信息
    □完整   □不完整
    □完整   □不完整
    電子文件結構信息
    □完整   □不完整
    □完整   □不完整
    可用性檢驗
    電子文件的可識別性
    □合格   □不合格
    □合格   □不合格 
    電子文件軟硬件環境可兼容性
    □合格   □不合格
    □合格   □不合格
    電子文件格式的合規性
    □合格   □不合格
    □合格   □不合格
      填表人(簽名)


      審核人(簽名)


      單位(印章)
    年   月    日
    年   月    日


    注:可由交接雙方結合電子文件類型類別等情況,按文件名稱逐份填寫,也可多份合并填寫。


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